Archiwizacja dokumentów w Gliwicach
Gliwice to jedno z największych miast aglomeracji śląskiej, z dynamicznie rozwijającym się sektorem technologicznym i przemysłowym. Firmy działające w tym mieście wytwarzają znaczne ilości dokumentacji, która wymaga systematycznego porządkowania, klasyfikacji i zabezpieczenia. Doxart — z siedzibą w sąsiednim Zabrzu — zapewnia gliwickim przedsiębiorcom kompleksową obsługę archiwizacyjną na najwyższym poziomie.
Lokalna obsługa bez zbędnych opóźnień
Dzięki bezpośredniemu sąsiedztwu Zabrza i Gliwic możemy reagować szybko i elastycznie. Odbiór dokumentów z siedziby klienta realizujemy zazwyczaj następnego dnia roboczego po zgłoszeniu. Dla firm, które preferują osobiste dostarczenie materiałów, nasze biuro przy ul. Hagera 43 jest dostępne w godzinach pracy. Bliskość geograficzna przekłada się na niższe koszty transportu i krótszy czas realizacji projektów.
Zakres usługi archiwizacji
Archiwizacja dokumentów to znacznie więcej niż pakowanie teczek do pudeł. Nasz zespół realizuje pełen cykl prac obejmujący:
- inwentaryzację zasobów dokumentacyjnych i ocenę ich stanu
- klasyfikację akt według kategorii archiwalnych (A, B, BE, BC)
- nadanie oznaczeń zgodnych z jednolitym rzeczowym wykazem akt
- sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych dla archiwum zakładowego
- wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania
- przygotowanie akt do przekazania do archiwum państwowego (kategoria A)
Zgodność z przepisami
Archiwizacja prowadzona przez Doxart uwzględnia aktualne wymagania prawne wynikające z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozporządzeń dotyczących dokumentacji pracowniczej oraz wytycznych RODO w zakresie retencji danych osobowych. Dla każdego klienta opracowujemy indywidualny plan retencji, który określa okresy przechowywania poszczególnych kategorii dokumentów i procedury ich niszczenia po upływie wymaganego czasu.
Branże, które obsługujemy w Gliwicach
Nasze doświadczenie obejmuje współpracę z firmami z różnych sektorów gospodarki. Wśród gliwickich klientów szczególnie często pojawiają się:
- firmy technologiczne i IT zlokalizowane w okolicach Parku Technologicznego
- przedsiębiorstwa produkcyjne z rozbudowaną dokumentacją jakościową
- placówki medyczne i przychodnie z dokumentacją pacjentów
- instytucje edukacyjne, w tym uczelnie wyższe i jednostki badawcze
- biura rachunkowe i kancelarie obsługujące lokalnych przedsiębiorców
Wsparcie po zakończeniu projektu
Archiwizacja to nie jednorazowa usługa — to początek trwałego porządku dokumentacyjnego. Po zakończeniu projektu oferujemy stałą opiekę nad archiwum, obejmującą okresowe przeglądy, brakowanie dokumentacji z upływającym terminem retencji oraz szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za obieg dokumentów w firmie.
Najczęściej zadawane pytania
Ile czasu zajmuje archiwizacja dokumentów średniej wielkości firmy?
Czas realizacji zależy od wolumenu i stopnia uporządkowania dokumentów. Dla firmy posiadającej 30–80 pojemników archiwizacyjnych typowy projekt trwa od 2 do 6 tygodni. Po wstępnej analizie przedstawiamy szczegółowy harmonogram.
Czy możecie odebrać dokumenty z naszego biura w Gliwicach?
Tak. Realizujemy odbiór dokumentów bezpośrednio z siedziby klienta. Gliwice sąsiadują z Zabrzem, gdzie mieści się nasza siedziba, więc transport jest szybki i nie generuje dodatkowych kosztów logistycznych.
Co dzieje się z dokumentami po zakończeniu archiwizacji?
Uporządkowane dokumenty mogą zostać zwrócone do archiwum zakładowego klienta lub przekazane do naszego magazynu w ramach usługi przechowywania. W przypadku dokumentacji niearchiwalnej z upływającym terminem retencji przygotowujemy wniosek o zgodę na brakowanie.
Umów bezpłatną konsultację