Digitalizacja dokumentów w Katowicach

Cyfrowa transformacja dokumentacji to jeden z najskuteczniejszych sposobów na przyspieszenie pracy biurowej. Doxart realizuje projekty digitalizacji dla firm z Katowic i całej aglomeracji śląskiej — od skanowania pojedynczych teczek po masową konwersję wieloletnich archiwów papierowych w przeszukiwalne pliki cyfrowe.

Jak wygląda proces digitalizacji

Każdy projekt zaczynamy od analizy zasobów dokumentacyjnych klienta. Ustalamy wolumen, stan fizyczny akt oraz wymagania dotyczące formatu docelowego. Następnie przystępujemy do realizacji, która obejmuje kilka kluczowych etapów:

• odbiór dokumentów z siedziby klienta lub przyjęcie ich w naszym biurze w Zabrzu
• przygotowanie materiałów: usunięcie zszywek, spinaczy, prostowanie zagięć
• skanowanie na przemysłowych urządzeniach z rozdzielczością od 200 do 600 dpi
• rozpoznawanie tekstu (OCR) z obsługą języka polskiego i znaków diakrytycznych
• indeksacja metadanych: nazwa dokumentu, data, numer sprawy, kategoria
• przekazanie plików w uzgodnionym formacie (PDF/A, TIFF, JPEG) wraz z raportem

Technologia OCR i indeksacja

Samo skanowanie to dopiero połowa wartości digitalizacji. Kluczowym elementem jest warstwa OCR, dzięki której zeskanowane obrazy stają się dokumentami z przeszukiwalnym tekstem. Nasz system rozpoznawania tekstu obsługuje dokumenty drukowane, maszynopisy oraz formularze wypełnione ręcznie (z ograniczeniami zależnymi od czytelności pisma). Po przetworzeniu OCR każdy plik jest opisywany zestawem metadanych, co umożliwia błyskawiczne wyszukiwanie w cyfrowym archiwum.

Korzyści dla firm z Katowic

• natychmiastowy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca — wystarczy komputer lub telefon
• eliminacja ryzyka utraty papierowych oryginałów w wyniku zalania, pożaru czy kradzieży
• znaczące skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów: z minut do sekund
• łatwiejsze spełnianie wymogów audytowych i regulacyjnych
• zmniejszenie powierzchni biurowej zajmowanej przez papierowe archiwa

Bezpieczeństwo danych

Dokumenty powierzone do digitalizacji traktujemy z najwyższą starannością. Transport odbywa się w zabezpieczonych pojemnikach, a przetwarzanie realizujemy w zamkniętej strefie produkcyjnej. Po zakończeniu projektu i potwierdzeniu odbioru plików cyfrowych dokumenty papierowe mogą zostać zwrócone klientowi lub przekazane do bezpiecznego przechowywania w naszym magazynie.

Najczęściej zadawane pytania