Przechowywanie dokumentów w Katowicach

Firmy z Katowic i okolicznych miast aglomeracji śląskiej coraz częściej szukają zewnętrznego partnera do bezpiecznego przechowywania dokumentacji. Utrzymywanie archiwum we własnym biurze generuje koszty powierzchni, wymaga odpowiednich zabezpieczeń i angażuje czas pracowników. Doxart oferuje profesjonalną usługę magazynowania dokumentów z pełną kontrolą dostępu i przewidywalnym budżetem miesięcznym.

Dlaczego zewnętrzne przechowywanie się opłaca

Wynajem powierzchni biurowej w centrum Katowic to wydatek rzędu kilkudziesięciu złotych za metr kwadratowy miesięcznie. Tymczasem dokumentacja kadrowa, księgowa czy kontraktowa zajmuje regały, które mogłyby służyć zespołowi. Przekazanie archiwum do dedykowanego magazynu pozwala odzyskać przestrzeń i jednocześnie obniżyć koszty operacyjne. Model abonamentowy Doxart oznacza stałą opłatę za metr bieżący regału, bez ukrytych dopłat.

Bliskość i szybka dostępność

Nasza siedziba w Zabrzu znajduje się zaledwie 15 minut jazdy od centrum Katowic. Dzięki temu zapewniamy:

• dostawę i odbiór dokumentów w trybie standardowym do 24 godzin od zgłoszenia
• możliwość pilnego udostępnienia w ramach SLA — nawet tego samego dnia roboczego
• transport dedykowany dla większych partii dokumentów bezpośrednio z siedziby klienta
• stały kontakt z opiekunem klienta dostępnym pod numerem telefonu i e-mailem

Bezpieczeństwo i kontrola dostępu

Magazyn dokumentów spełnia wymagania stawiane przechowywaniu akt o charakterze poufnym. Stosujemy wielopoziomowe zabezpieczenia obejmujące system kontroli dostępu, monitoring wizyjny oraz ewidencję każdego wydania i zwrotu. Każdy pojemnik archiwizacyjny jest oznaczony unikalnym kodem, co umożliwia natychmiastową lokalizację dowolnej teczki w zasobach magazynowych.

• kontrola wilgotności i temperatury w strefach magazynowych
• system przeciwpożarowy zgodny z normami dla archiwów
• rejestr operacji: kto, kiedy i w jakim celu pobrał dokumenty
• możliwość ograniczenia uprawnień dostępu do wybranych osób po stronie klienta

Ewidencja i raportowanie

Po przyjęciu dokumentów do magazynu sporządzamy spis zdawczo-odbiorczy, który staje się podstawą dalszego zarządzania zasobami. Klient otrzymuje dostęp do elektronicznej ewidencji, w której może sprawdzić stan przechowywania, historię wydań oraz zbliżające się terminy retencji. Raportowanie odbywa się w cyklach miesięcznych lub kwartalnych — w zależności od ustaleń.

Dla kogo jest ta usługa

Z przechowywania dokumentów korzystają firmy z różnych branż działające na terenie Katowic i miast ościennych. Najczęściej są to:

• kancelarie prawne i notarialne, które muszą przechowywać akta przez wiele lat
• działy HR średnich i dużych przedsiębiorstw z rozbudowaną dokumentacją kadrową
• firmy produkcyjne i logistyczne przechowujące dokumentację jakościową i certyfikaty
• biura rachunkowe zarządzające dokumentacją wielu klientów jednocześnie

Najczęściej zadawane pytania